Het levensfasenmodel van vrijwilligersgroepen

De levensfase waarin een vrijwilligersgroep zich bevindt, beïnvloedt hun ondersteuningswensen.

De kikker en de vereniging

Mocht je een kikker in een grote kom heet water zetten, danzal hij in een overlevingsreflex onmiddellijk er uitspringen. Mocht je echter deze zelfde kikker in een kom koud water op het fornuis zetten, waarbij het water geleidelijk opwarmt, dan blijft hij daar. De kikker is zich van geen gevaar bewust, totdat de hitte van het water hem pijnlijk verrast en hem de kans ontneemt om er alsnog uit te springen.

Geleidelijkheid heeft, zoals voor de kikker, ook voor veel vrijwilligersgroepen in sociaal-culturele verenigingen geleid tot een vertraagd doch hard bewustzijn. Plots waren ze onbewust en ongewild van een open dynamische groep veranderd in een meer gesloten herhalende groep.

Persoonlijke drijfveer van vrijwilligers centraal

Een belangrijke vaststelling uit het onderzoek is dat vrijwilligers vooral bezig willen zijn met hun kerntaak: zinvol verenigen. Van ondersteuning verwachten ze in de eerste plaats om gevrijwaard te worden van de toenemende druk van randvoorwaarden. Vooral de groeiende administratieve, procedurele, juridische rompslomp leidt tot ergernis. In de tweede plaats hopen vrijwilligers door ondersteuning de kwaliteit van hun activiteiten hoog te houden. Vrijwilligers willen zich vooral inzetten voor activiteiten die hun persoonlijke missie/drijfveer direct verwerkelijken. De bestaande verenigingsstructuren zijn hier nog niet op geënt, maar de zoektocht naar minder centralistische, minder gestandaardiseerde en minder uniforme structuren is wel ingezet.

Het levensfasenmodel

Uit het onderzoek blijkt dat de diversiteit aan vrijwilligersgroepen in verenigingen heel groot is. Net zoals alle mensen, verschillen groepen vrijwilligers erg van elkaar. In hokjes denken is menselijk en helpt ons die complexiteit te begrijpen en te structureren. Wat spijtig is, is dat die structuur en de instrumentele visie die erachter ligt vaak te ver doorschiet. Maar de opdeling van lokale vrijwilligersgroepen volgens een typologie helpt je als coach om na te denken over de staat of situatie van een groep en om je coaching daaraan aan te passen.

Onderzoeker Joris Piot deelt vrijwilligersgroepen in op basis van de mate waarin zij aan ‘bonding’ en ‘bridging’ doen (Putnam). Een groep heeft beide nodig om leefbaar te zijn. Waar ‘bonding’ de interne energie betekent om binnen de groep betrokken te geraken op elkaar. Is ‘bridging’ eerder de externe energie of het aantal verbindingen die men vanuit de groep legt naar de samenleving.

Wanneer je vrijwilligersgroepen op vlak van bonding en bridging bestudeert, zie je vier levensfasen opduiken: de startende groep, de autonome groep, de routineuze groep en de verstillende groep. Deze levensfasen volgen de natuurlijke levensloop van een groep. Met andere woorden, laat je een startende groep ‘begaan’, dan evolueert die vanzelf naar eerst een autonome groep, dan een routineuze groep om vervolgens vanzelf over te gaan naar een verstillende groep.

De startende groep

Een groep start met één of enkele enthousiaste trekkers. Deze trekkers hebben een wervend idee maar nog geen duidelijk plan van aanpak. Juist omdat ze een groep willen opstarten, zijn ze zich bewust van hun onbekwaamheid om dit vlot te doen. Ze hebben niet alle informatie, ervaring, competenties, hulpbronnen in huis om hun idee te realiseren. Hierdoor hebben ze anderen uit de omgeving nodig om in een voortdurende wisselwerking hun idee verder te realiseren. Ze spreken mensen aan, nodigen kennissen uit om deel te nemen, vragen hulp aan hun vereniging of aan andere organisaties. De groep is zeer beweeglijk, er is ruimte omde groepswerking flexibel uit te bouwen zodat men anderenkan betrekken. Om te kunnen groeien stemt de groep voortdurend af op de omgeving. Hun externe communicatie is eerder open en vragend, men heeft de omgeving nodig. Fouten worden aanzien als leermomenten. Een startende groep is intens bezig met bonding en bridging. Bridging gebeurt in deze fase wel natuurlijker en meer uitgesproken. Zo zie je dat een startende groep veel noden en vragen ervaart tijdens de uitbouw van hun werking. Elke kans op ondersteuning en samenwerking wordt dan ook met een open geest ontvangen. Vooral deze groepen vinden regionaal overleg met andere groepen, georganiseerd vanuit de vereniging, nog zinvol.

Signalen die de volgende fase aankondigen:
de organische aanpak vermindert ten voordele van bewust gedragen afspraken over structuur en rollen. Duidelijkheid groeit over waarom men als groep bestaat, hoe men dit wil realiseren en wat men als groep hiervoor concreet wilt doen. En dit in voortdurende afstemming in de eigen groep en met de omgeving. Met andere woorden het is duidelijk, maar daarom niet onveranderlijk.

De autonome groep

Een autonome groep heeft na de interactieve startfase zijn vorm gevonden. Het beweeglijke vermindert, de duidelijkheid neemt toe. Men blijft zeer betrokken op elkaar, er is weinig afstand tussen bestuur en groep. Iedereen weet ook waarom en waartoe men beslissingen neemt en hoe dit leidt tot activiteiten. De groep blaakt van zelfvertrouwen en goesting, dit verleidt buitenstaanders tot deelname. De groep is zich bewust van haar groeiende bekwaamheid. De autonome groep blijft zeer betrokken op haar omgeving. Voor de realisatie van de groepsdoelen gaat men welgekozen samenwerkingen aan. De omgeving ervaart de groep ook als een betrouwbare partner. De communicatie verschuift van zeer ontvankelijk en vragend naar doelgericht doch open, dit resulteert veelal in verdere groei. Het toegenomen zelfvertrouwen en goesting vertalen zich in ambitieuze activiteiten. Vanuit een bewuste bekwaamheid gaat men uitdagingen aan, waarvoor men opnieuw andere kennis en vaardigheden behoeft. Zo zagen we in ons onderzoek dat gebruik maken van ondersteuning een kenmerk is van actieve groepen. Het is dan ook in deze fase waar de optimale win-winverhouding voor vereniging en groep zich toont. Groepen zo ondersteunen dat ze zo lang mogelijk in deze levensfase vertoeven, lijkt ons dan ook een belangrijke opdracht voor verenigingen.

Signalen die de volgende fase aankondigen:
de groep verwacht meer dat de andere/de omgeving zich aanpast aan de gewoonten van de groep. Samenwerken gebeurt op hun manier. Groepsleden voelen zich minder verantwoordelijk voor het algemeen reilen en zeilen van de groep. Deze verantwoordelijkheid verschuift naar het bestuur en leidt tot minder betrokkenheid. Interne procedures worden minder afgetoetst op hun belang voor het realiseren van de missie. De activiteiten blijven goed lopen.

De routineuze groep

Een routineuze groep is zo ver doorgeschoten in het vorm geven van de groep, dat de organisatie het overneemt van de beweging. De structuren en rollen stollen in vaste procedures en patronen, de ruimte om af te stemmen op iets nieuw verkleint zienderogen. Het is nu aan de anderen, aan de omgeving om zich op de gewoonten van hun groep af te stemmen. Er gaat hierdoor minder energie naar bridging. De doorstroming in bestuur stokt langzaam aan, bestuurders blijven steeds langer op post. Bovendien vergroot hierdoor de afstand tussen bestuur en groep door enerzijds de toegenomen expertise bij de langzetelende bestuursleden, en anderzijds door de afnemende medeverantwoordelijkheid bij de groepsleden. De groep wordt onbewust bekwaam, de werking is zo evident geworden dat men vergeet dat het bijzonder is. Maar met het verminderen van het bewustzijn, vermindert ook dereflectie over het waarom en het hoe. Routine en draaiboekenmet vaste taakverdelingen zorgen voor een groot en kwaliteitsvol aanbod aan activiteiten. Maar er is weinig tot geen ruimte voor vernieuwing.

Signalen die de volgende fase aankondigen:
de doorstroming van leden en bestuur vertraagt aanzienlijk, alsmaar groeiende voorspelbaarheid in activiteiten, een vast publiek wordt bereikt, afstand tussen bestuur en groep vergroot, fouten maken tegen de routine wordt aangerekend.

De verstillende groep

In een verstillende groep vertraagt de doorstroming in leden en bestuur alsmaar meer. Bestuursleden krijgen hun functie niet meer doorgegeven en blijven uit plichtsgetrouwheid. Men stopt noodgedwongen. Vanaf een groep in deze fase zit, blijft ze er tot de volledige stilstand. Ze organiseren nog jaren goede activiteiten, weliswaar met veel herhaling. Dit neemt echter zeer geleidelijk af, waardoor men er niet bewust van is. Terug evolueren naar een andere levensfase is uitzonderlijk. Interactie met de omgeving blijft hetzelfde of krimpt. De groep stemt hierdoor minder af op haar omgeving en vereniging. Bonding primeert op bridging, de groep plooit naar binnen. In die zin maken pogingen om de groep te verruimen weinig kans, de groep heeft veel aan elkaar en wenst dit zo te behouden. Prikkels om samen te werken vanuit de eigen groep met andere groepen verdient in deze fase de voorkeur op het verbreden van de eigen groep. Zo ondersteunt men liever het ontstaan van een nieuwe parallelle groep, waarmee men dan later kan samenwerken. De vereniging wordt ervaren als veeleisend ‘we doen het niet goed, we moeten veranderen’. De vereniging verstoort de onbewuste onbekwaamheid door prikkels te geven naar innovatie, andere doelgroepen bereiken en bestuurs- vernieuwing. Deze prikkels zetten aan tot verbeteracties, die zelden leiden tot de gewenste verandering. Hierdoor schuift het bestuur naar bewust onbekwaam, het lukt ons niet, de anderen willen niet mee. Het bestuur staat hier alleen in, de andere leden van de groepen voelen zich al lang niet meer verantwoordelijk voor de groepswerking. De groep schuift even naar veel ondersteuning vragen en dan naar laat ons maar met gerust.

Coachen met het levensfasenmodel

Pas als een groep bewust én bekwaam is, behoudt de autonome groep haar dynamiek en zal ze niet evolueren naar een routineuze of verstillende groep. Een groep bewust en bekwaam maken is de rol van de coach. De coach levert maatwerk: elke type groep ‘vraagt’ eigen type begeleiding.

  • Coachen waardoor een startende groep kan evolueren naar een autonome groep:

Door het faciliteren van samen taal te geven aan het waarom van hun groep. Waarbij elk groepslid het waarom van de groep mee verwoordt en alzo interne verbondenheid in de hand werkt. Maar tegelijkertijd kunnen groepsleden dan ook wervend communiceren met anderen waardoor deelname en/ of samenwerken meer kans maakt. Het is belangrijk dat een groepsondersteuner de groep zo coacht dat zowel bonding als bridging verbeteren.

Door een groep te ondersteunen om vanuit het ‘waarom’ vorm te geven aan gedragen activiteiten. Door je missie te combineren met de mogelijkheden in de groep, vergroot de kans dat ieder een zinvolle bijdrage kan leveren aan de activiteit. Bovendien kan een groep door een activiteit anderen uitnodigen tot deelname of samenwerking.

  • Coachen om een autonome groep niet te laten evolueren naar een routineuze groep:

Het versterken van het groepsbewustzijn over hun manier van intern samenwerken door het ‘hoe’ meer op de voorgrond te laten komen. Door korte reflectietechnieken weet iedereenelkaars beleving over de samenwerking en biedt dit kansen om gepast bij te sturen. Bovendien zal de groep door deze zelfkennis bewuster omgaan met onzichtbare drempels tot deelname.

Het goede contact met de groep behouden vanuit de vereniging door een betrokken persoonlijke aanwezigheid. Betrokken blijven als vereniging op een groep is een vorm van appreciatie, van succes dat positief kan inwerken op de groepsbinding. Bovendien helpt dit voor een groep om contact te houden met de vereniging, waar ze ook andere groepen ontmoeten.

  • Coaching om een routineuze groep niet te laten evolueren naar een verstillende groep:

Een groep ondersteunen bij het kijken in de spiegel: wie zijn we, wat doen we en willen we het eventueel anders? Een goed groepsgesprek kan ongewilde evoluties bewust maken en een groepskeuze mogelijk maken voor behoud of voor verandering. Ook al zou de keuze zijn om verder te evolueren naar een verstillende groep, dan nog is het een goede keuze die gerespecteerd dient te worden door de vereniging. Zelfbewuste groepen die zich erkend voelen, zullen gemakkelijker in interactie treden.

De betrokkenheid van de groepsleden en omgeving verhogen door het faciliteren van participatieve methodieken.Eigenaarschap creëert meer betrokkenheid in de groep en verhoogt de kans op doorstroming in de bestuursploeg. Een omgeving die haar mening te kennen geeft, kan het begin van een boeiende interactie zijn.

  • Coaching aan verstillende groepen:

De groep ondersteunen in het spiegelen en het kiezen uit een breed pallet toekomstmogelijkheden, waarbij elke groeps- keuze een goede keuze is. Het afstemmen van toekomstverwachtingen versterkt de groepscohesie en vermindert misverstanden. Door de mogelijkheden naar voor te schuiven om iets te betekenen voor andere groepen, verhoogt de kans op interactie met de omgeving.

Het stoppen als een eerbare optie mogelijk maken, zowel voor leden, bestuursleden als de groep in haar geheel en hierin dan ook begeleiding voorzien. Een goede afronding houdt de garantie van verdere vriendschap in. Bovendien biedt stoppen met iets, de kans om iets nieuw te beginnen.

Vrijheid is geen burcht waarin dogma’s zich tot de tanden gewapend tegen de buitenwereld verzetten, maar een onophoudelijke zoektocht naar de ruimte waarin zij zich in ons kan verjongen (Erwin Mortier)

 

Joris Piot, onderzoeker bij Civitaz en docent aan UC Leuven- Limburg, campus Sociale School Heverlee, deed een praktijkgericht onderzoek naar de ondersteuningswensen van bestuursvrijwilligers in lokale groepen van sociaal- culturele verenigingen.